Eingangsrechnungen, die sich selbst auf den Weg machen

Der typische Ablauf – vorher und nachher

Heute: Die Rechnung kommt per Post oder E-Mail, wird ausgedruckt, wandert durch mehrere Hände, bleibt liegen, wird gesucht. Skontofristen verstreichen, Mahnungen treffen ein, niemand weiß, wo der Beleg gerade liegt.

Künftig: Die Rechnung wird beim Eingang automatisch erfasst. Die KI liest Lieferant, Beträge und Positionen aus, das System gleicht die Daten mit Ihrer Warenwirtschaft ab und startet den Freigabe-Workflow. Jeder Beteiligte sieht seinen Schritt, Vertretungsregeln greifen automatisch, und nach der Freigabe werden die Buchungsdaten an Ihre Buchhaltungssoftware übergeben.

Was die Lösung umfasst

• Automatische Belegerfassung aus E-Mail, Scan und Upload – auch E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD
• ZUGFeRD/XRechnung werden lokal und sicher ausgelesen, klassische PDFs über einen spezialisierten Dienst
• Lokale KI klassifiziert Waren- und Kostenrechnung und bestimmt die zuständige Abteilung oder Rolle
• Mehrstufige Freigabe-Workflows mit Vier-Augen-Prinzip, Limits und Eskalationsregeln
• Intelligente Vorkontierung und Übergabe an Ihr Buchhaltungsprogramm
• Revisionssichere Archivierung – jeder Beleg in Sekunden auffindbar

Auch für die E-Rechnungspflicht gerüstet

Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich führt an strukturierten digitalen Rechnungsprozessen kein Weg mehr vorbei. Wer den Empfang ohnehin umstellen muss, kann den gesamten Prozess in einem Schritt modernisieren – wir zeigen Ihnen, wie.